Son rôle, au sens large, est défini par les statuts de l’association.

Rôle, droits et pouvoirs

Nommé(e) lors de l’assemblée générale, le ou la secrétaire est tenu(e) de se conformer aux statuts. En effet, ses missions, son rôle, l’étendue de ses pouvoirs et la durée de son mandat sont déterminés dans les statuts, et peuvent changer en fonction de la taille de l’association.

Missions

Le ou la secrétaire s’occupe généralement des missions suivantes :

  • Gérer la correspondance de l’association ;
  • Gérer le fichier des adhérents ;
  • Transmettre toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association
  • Veiller au respect des obligations statutaires ;
  • Gérer les réunions ;
  • Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association

Profil

Dans le cadre de ses nombreuses missions, le ou la secrétaire de l’association doit avoir certaines qualités et compétences :

  • Diplomate : il veille au bon relationnel entre les dirigeants et les adhérents (résolution des problèmes et des conflits) ;
  • Ouvert et communicant : il doit en outre posséder un bon rédactionnel ;
  • Organisé : en effet, la tenue régulière des documents obligatoires de l’association requiert de la rigueur et de la dextérité.

Responsabilités

En tant que membre dirigeant de l’association, le secrétaire a des responsabilités vis-à-vis de l’association et des tiers. Ses responsabilités sont engagées dès lors qu’il agit en dehors du cadre de ses fonctions à l’égard de l’association. En cas de non respect des règles statutaires ou en cas de cessation de paiement. Ainsi, si le secrétaire est avéré auteur, co-auteur ou complice d’un acte qui fait subir un dommage à l’association, et que cette dernière en demande réparation, sa responsabilité civile ou pénale.

Conseil Edgar

Afin de mener à bien l’ensemble de ses missions, le ou la secrétaire peut s’entourer d’un(e) secrétaire adjoint(e) ou solliciter d’autres membres actifs du bureau (responsable de communication, responsable licences…).

Le ou la secrétaire adjoint(e)

Le ou la secrétaire adjoint(e) vient généralement en soutient du ou de la secrétaire sur les missions suivantes :

  • Traiter tous les courriers : donner une réponse à toutes les demandes et doléances ;
  • Transmettre à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
  • Lister tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…)
  • Rédiger des notes d’information à destination des adhérents ;
  • Déclarer à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
  • Publier au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;
  • Organiser et planifier les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
  • Informer tous les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
  • Veiller au respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé ;
  • Rédiger les comptes-rendus de réunion ;
  • Tenir à jour tous les registres de l’association.